Ταξινόμηση και οργάνωση των clip art

Χρησιμοποιήστε την Οργάνωση clip της Microsoft για να ταξινομήσετε και να οργανώσετε τα αρχεία πολυμέσων που διαθέτετε, ώστε να εντοπίζετε πιο εύκολα αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Θυμηθείτε ότι η οργάνωση και η ταξινόμηση των αρχείων πολυμέσων δεν έχει προκαθορισμένους κανόνες, καθώς αφορά τον τρόπο που εξυπηρετεί εσάς. Καλό όμως είναι να έχετε υπόψη σας δύο βασικές αρχές:

Προσπαθήστε να δημιουργείτε αναλυτικές συλλογές για κάθε θέμα των αρχείων σας. Π.χ. μια συλλογή "Φωτογραφίες" μπορεί να περιλαμβάνει όλες τις φωτογραφίες που έχετε τραβήξει με την φωτογραφική σας μηχανή. Θα ήταν προτιμότερο όμως, να χωρίσετε τις φωτογραφίες σας σε υπο-συλλογές, ανάλογα με το θέμα τους. Π.χ. μία υπο-συλλογή με φωτογραφίες του γιου σας, μια υπο-συλλογή με φωτογραφίες του κήπου σας, μια υπο-συλλογή με φωτογραφίες από τις διακοπές σας στο Πήλιο κ.ο.κ.
Αντιγράψτε τα αρχεία πολυμέσων σε περισσότερες από μία συλλογές με σχετικό θέμα. Π.χ. μια φωτογραφία του γιου σας που σβήνει τα κεράκια της τούρτας γενεθλίων του, μπορεί να είναι στην συλλογή "Ο Γιάννης μου" που περιλαμβάνει όλες τις φωτογραφίες του γιου σας, αλλά και στην συλλογή "Επέτειοι" όπου έχετε υπο-συλλογές "Γενέθλια", "Εορτές", "Γάμοι" κ.λπ. Θυμηθείτε ότι η αντιγραφή ενός clip art σε πολλούς φακέλους δεν δημιουργεί νέα αντίγραφα του αρχείου στον υπολογιστή σας, και επομένως δεν καταναλώνει τον ελεύθερο χώρο του δίσκου σας. Απλά η Οργάνωση clip δημιουργεί συντομεύσεις του ίδιου αρχείου σε διαφορετικές συλλογές.

Αντιγραφή ή μετακίνηση clip art σε συλλογή

Εντοπίστε το clip art [1] που θέλετε να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε και επιλέξτε το.
Στο μενού Επεξεργασία κάνετε κλικ στην εντολή Αντιγραφή σε συλλογή ή Μετακίνηση σε συλλογή.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ Η εντολή Αντιγραφή σε συλλογή είναι διαθέσιμη για clip art που δεν ανήκουν στον φάκελο Οι συλλογές μου ή έναν από τους υποφακέλους του. Η εντολή Μετακίνηση σε συλλογή είναι διαθέσιμη μόνο για clip art που ανήκουν στον φάκελο Οι Συλλογές μου ή έναν από τους υποφακέλους του.
Κάνετε ένα από τα επόμενα:
- Για να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε το clip σε υπάρχουσα συλλογή:
  1. Επιλέξτε την συλλογή και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
- Για να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε το clip σε νέα συλλογή:
  1. Κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.
  2. Στο πεδίο Επιλογή θέσης της συλλογής επιλέξτε τον φάκελο όπου θα τοποθετηθεί η νέα συλλογή.
  3. Στο πλαίσιο Όνομα πληκτρολογήστε το όνομα της νέας συλλογής και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί ΟΚ.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί ΟΚ..

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

Εάν επιλέξετε ένα clip από τον φάκελο Συλλογές στο web, στο μενού Επεξεργασία εμφανίζεται η εντολή Αντιγραφή σε συλλογή. Αν κάνετε όμως δεξί κλικ στο συγκεκριμένο clip η εντολή εμφανίζεται ως Διαθέσιμο για εργασία χωρίς σύνδεση, η οποία επίσης σας επιτρέπει να αντιγράψετε το clip σε μία άλλη συλλογή.
Αν και η εντολή Αντιγραφή σε συλλογή δεν είναι διαθέσιμη για τα clips που ανήκουν στον φάκελο Οι συλλογές μου, μπορείτε να αντιγράψετε ένα clip σε άλλη συλλογή με την συνηθισμένη διαδικασία αντιγραφής και επικόλλησης:
1. Επιλέξτε το clip που θα αντιγράψετε.
2. Στο μενού Επεξεργασία επιλέξτε Αντιγραφή.
3. Επιλέξτε τον φάκελο όπου θα αντιγράψετε το clip. (Αν πρόκειται για καινούργια συλλογή θα πρέπει προηγουμένως να την δημιουργήσετε [2]).
4. Στο μενού Επεξεργασία επιλέξτε την εντολή Επικόλληση.
Αντί να χρησιμοποιήσετε το μενού Επεξεργασία για να αντιγράψετε ή να μετακινήσετε ένα clip μπορείτε εναλλακτικά να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι:
1. Κάνετε δεξί κλικ στο clip και σύρετέ το στο ένθετο πλαίσιο Λίστα συλλογών, πάνω στον φάκελο που θέλετε να το αντιγράψετε ή να το μετακινήσετε.
2. Ελευθερώστε το πλήκτρο του ποντικιού.
3. Στο μενού συντομίας που εμφανίζεται επιλέξτε ανάλογα την εντολή Αντιγραφή εδώ ή Μετακίνηση εδώ.

Διαγραφή clip art από συλλογή

Επιλέξτε το clip που θα διαγράψετε.
Στο μενού Επεξεργασία κάνετε ένα από τα επόμενα:
- Επιλέξτε την εντολή Διαγραφή από [όνομα συλλογής]. Το clip θα διαγραφέι από την συγκεκριμένη συλλογή.
  ΣΗΜΕΙΩΣΗ Η εντολή δεν φαίνεται να είναι διαθέσιμη στο Office 2010.
- Επιλέξτε την εντολή Διαγραφή από την Οργάνωση clip. Το clip θα διαγραφεί από την συγκεκριμένη συλλογή αλλά και όλες τις συλλογές, όπου πιθανόν το έχετε αντιγράψει.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ Η διαγραφή του clip art διαγράφει μόνο την συντόμευση που έχει δημιουργήσει η Οργάνωση clip. Δεν διαγράφει το αρχείο από τον υπολογιστή σας. Αν θέλετε να διαγράψετε και το αρχείο, πριν διαγράψετε την συντόμευση στην Οργάνωση clip κάνετε τα εξής:

Κάνετε δεξί κλικ στο clip που θα διαγράψετε και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Προεπισκόπηση/Ιδιότητες.
Σημειώστε σε ένα χαρτί την διαδρομή αρχείου που αναφέρεται στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου.
Κλείστε το πλαίσιο διαλόγου και διαγράψτε το clip από την Οργάνωση clip.
Χρησιμοποιήστε την Εξερεύνηση των Windows για να μεταβείτε στην διαδρομή που σημειώσατε προηγουμένως και να διαγράψετε το αρχείο από τον δίσκο σας.

Προσθήκη, τροποποίηση και διαγραφή λέξεων-κλειδιών

Κάθε φορά που προσθέτετε ένα clip, η Οργάνωση clip δημιουργεί αυτόματα ορισμένες λέξεις-κλειδιά, όπως είναι το όνομα του φακέλου και των υποφακέλων όπου είναι αποθηκευμένο το αρχείο, καθώς και ο τύπος του αρχείου (.avi, .wav, .jpg κ.λπ.). Επειδή όμως αυτές οι λέξεις-κλειδιά συνήθως δεν εξυπηρετούν κατά την αναζήτηση ενός clip, το πιο πιθανό είναι να θέλετε να τις διαγράψετε για να δημιουργήσετε τις δικές σας λέξεις-κλειδιά. Γι' αυτή την διαδικασία ακολουθήστε τα επόμενα βήματα:

Κάνετε δεξί κλικ στο clip που θα επεξεργαστείτε και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Επεξεργασία λέξεων-κλειδιών.

Εικ. 1 Πλαίσιο διαλόγου Λέξεις-κλειδιά
Στο πλαίσιο διαλόγου Λέξεις-κλειδιά (εικ. 1) μεταβήτε στο πεδίο Λεζάντα και αντικαταστήστε το όνομα του αρχείου που προσθέτει αυτόματα η Οργάνωση clip με μια περιγραφή του clip art.
Για να προσαρμόσετε τις λέξεις-κλειδιά κάνετε ένα ή περισσότερα από τα επόμενα:
- Για να διαγράψετε μία λέξη-κλειδί
  1. Στο πεδίο Λέξεις-κλειδιά για το τρέχον clip επιλέξτε την λέξη κλειδί, ακόμα κι αν φαίνεται ήδη επιλεγμένη.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
- Για να προσθέσετε μία λέξη-κλειδί:
  1. Πληκτρολογήστε την λέξη ή τις λέξεις στο πλαίσιο Λέξη-κλειδί.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
- Για να τροποποιήσετε μία λέξη κλειδί:
  1. Στο πεδίο Λέξεις-κλειδιά για το τρέχον clip επιλέξτε την λέξη που θα τροποποιήσετε, ακόμα κι αν φαίνεται ήδη επιλεγμένη.
  2. Στο πλαίσιο Λέξη-κλειδί διαγράψτε την λέξη και πληκτρολογήστε την καινούργια.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Τροποποίηση.
- Για να χρησιμοποιήσετε μία λέξη-κλειδι που έχετε ήδη προσθέσει σε ένα άλλο clip:
  1. Κάνετε κλικ στο βελάκι του πλαισίου Λέξη-κλειδί.
  2. Επιλέξτε την λέξη από την λίστα που εμφανίζεται.
Όταν ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις κάνετε κλικ στο κουμπί OK.

ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ

Προτείνεται η χρήση λέξεων-κλειδιών που δεν υπάρχουν ήδη στην λεζάντα του clip art. Έτσι κι αλλιώς, η Οργάνωση clip κατά την αναζήτηση ελέγχει τόσο τις λέξεις που υπάρχουν στην λεζάντα όσο και τις λέξεις-κλειδιά. Επομένως δεν χρειάζεται η διπλή εμφάνιση των λέξεων. Ωστόσο πρέπει να γνωρίζετε ότι, ή αναζήτηση εμφανίζει αποτελέσματα για ολόκληρες λέξεις. Π.χ. δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον όρο "μαθ" για να εμφανιστούν clip με λέξεις-κλειδιά όπως μαθητής, μαθήματα, μαθηματικά κ.λπ.
Μπορείτε να προσαρμόσετε τις λέξεις-κλειδιά ταυτόχρονα, σε περισσότερα του ενός clip:
1. Επιλέξτε τα clip που θέλετε.
2. Κάνετε δεξί κλικ σε ένα από αυτά και στη συνέχεια επιλέξετε την εντολή Επεξεργασία λέξεων-κλειδιών.
3. Στο πλαίσιο διαλόγου Λέξεις-κλειδιά επιλέξτε την καρτέλα Όλα τα clip συγχρόνως.
4. Κάνετε τις προσαρμογές που θέλετε, όπως περιγράφονται ανωτέρω (βήμα 3) και στη συνέχεια κάνετε κλικ στο κουμπί OK.

Παραπομπές δεσμών θέματος

[1] www.adaeion.gr/word/g/find_clip_with_organizer.html

[2] www.adaeion.gr/word/g/manage_collections_in_clip_organizer.html